Để một sự kiện diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và thành công thì việc lên kế hoạch cho từng công đoạn tổ chức sự kiện là một yêu cầu tất yếu mà tất cả các đơn vị tổ chức sự kiện điều phải triển khai.
Một quy trình hoàn chỉnh và chi tiết sẽ giúp sự kiện được tổ chức thành công. Ngược lại, nếu kế hoạch hời hợt sẽ dẫn đến sự kiện không thành công ảnh hưởng đến doanh nghiệp, cá nhân và cả uy tín của đơn vị tổ chức sự kiện.
Vậy làm sao để có kế hoạch tổ chức sự kiện đơn giản nhưng thật hiệu quả, chi tiết. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này nhé!
1. Tổ chức sự kiện là gì?
Sự kiện hay còn gọi “event” là một hoạt động thu hút đông đảo người tham gia tại một địa điểm xác định, trong 1 khoảng thời gian nhất định mà để làm được điều đó thì cần có những người tổ chức sự kiện, tập trung suy nghĩ truyền đạt thông tin nhằm thu hút đông đảo những người tham gia vào sự kiện đó.
Tổ chức sự kiện chính là thực hiện các hoạt động như: lên ý tưởng, chuẩn bị, điều phối nhân lực, tìm địa điểm, xác định thời gian…. nhằm triển khai sự kiện đã đề ra với mục tiêu hướng đến là phải truyền tải được thông điệp, quảng bá hình ảnh hay sản phẩm mà chủ đầu tư, doanh nghiệp mong muốn tiếp cận được những đối tác, khách hàng tiềm năng.
2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là quá trình chuẩn bị các bước để có được một sự kiện thành công. Các bước đó bao gồm: chuẩn bị về mặt nhân sự, xác định thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện, lên kế hoạch, truyền thông, dự trù kinh phí, triển khai và đánh giá sau khi sự kiện kết thúc.
3. Tại sao phải lập kế hoạch tổ chức sự kiện?
Hoạt động tổ chức sự kiện thật chất là một cách thức để doanh nghiệp Marketing, PR sản phẩm của mình tới khách hàng nhằm quảng bá thương hiệu và tăng doanh thu. Do đó, liệu rằng có doanh nghiệp nào chấp nhận bỏ ra số tiền lớn hàng chục thậm chí hàng trăm triệu để tổ chức sự kiện mà mang lại kết quả không mong muốn.
Chính vì lẽ đó, các đơn vị tổ chức sự kiện cần phải lập kế hoạch tổ chức sự kiện thật chặt chẽ, tỉ mỉ và có tính chuyên nghiệp để doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng, tạo dấu ấn trong lòng họ và mang thương hiệu, sản phẩm của doanh nghiệp đến gần khách hàng hơn.
4. Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện
a. Xác định mục tiêu sự kiện
Đây là việc làm đầu tiên khi tiến hành lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Mục tiêu càng rõ ràng, cụ thể thì bước lên kế hoạch và kiểm soát sẽ dễ dàng hơn. Thông thường, sự kiện sẽ có hai loại mục tiêu là mục tiêu hữu hình và mục tiêu vô hình do bộ phận marketing hoặc công ty tổ chức sự kiện đưa ra dựa trên bản yêu cầu của khách hàng hoặc ban lãnh đạo công ty.
b. Xác định địa điểm, thời gian diễn ra sự kiện
Thông thường thời gian diễn ra sự kiện sẽ theo kế hoach marketing của công ty, nhưng đôi khi cũng do đơn vị tổ chức sự kiện lập kế hoạch và đề xuất đến công ty. Cần lựa chọn một khung thời gian nhất định phù hợp, cho cả doanh nghiệp và đơn vị tổ chức để tiến hành các bước tiếp theo. Nên ưu tiện lựa chọn những ngày nghỉ để có lượng khách mời đầy đủ nhất.
Sau khi xác định được thời gian thì việc tìm địa điểm diễn ra sự kiện cần phải tiến hành nhanh chóng. Bởi vì hiện nay có rất nhiều sự kiện diễn ra hàng ngày, cạnh tranh cao nên chốt được địa điểm sớm cũng là một lợi thế cho chúng ta. Tùy thuộc vào hình thức sự kiện và lượng khách mời mà có thể linh hoạt lựa chọn địa điểm.
Phải xem xét đến khía cạnh giao thông thuận tiện, đối tượng tham dự, ví dụ như khách mời VIP thì không thể tổ chức ở những nơi bình thường mà phải tìm địa điểm sang trọng, đẳng cấp như khách sạn, resort 5 sao. Người phụ trách cũng nên đến tận nơi tổ chức để xem xét kỹ lưỡng, lựa chọn địa điểm phù hợp nhất với sự kiện.
c. Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện
Sau khi đã tìm hiểu thông tin về sự kiện, bạn cần lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện. Để sự kiện thu hút nhiều người tham gia, bạn cần lựa chọn chủ đề ấn tượng, hấp dẫn và phải hội tụ những yếu tố sau:
- Tên sự kiện thật sự ấn tượng
- Truyền tải được thông điệp của sự kiện.
- Phù hợp với nhóm đối tượng khách mời.
- Ý tưởng chủ đề sáng tạo, tạo sự khác biệt.
- Liên quan đến thương hiệu hoặc sản phẩm thương hiệu.
Có thể tạo một một khẩu hiệu thương hiệu ngắn, đáng nhớ mô tả sự kiện. Sau đó thiết kế logo và hệ thống nhận diện nếu cần thiết.
d. Thành lập đội ngũ nhân sự và phân công công việc
Trong bất kì một sự kiện nào đội ngũ nhân sự cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của sự kiện. Sau khi xác định được mục tiêu của sự kiện thì cần thành lập đội ngũ nhân sự nòng cốt biết phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng trong quá trình tiến hành tổ chức sự kiện.
Trong đó, quan trọng nhất là người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ và điều phối toàn bộ các hoạt động diễn ra trong sự kiện.
e. Xây dựng danh sách khách mời
Mỗi sự kiện khác nhau sẽ hướng đến danh sách khách mời khác nhau. Xác định được thành phần khách mời sẽ giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch về chi phí cũng như đưa ra được những sự chuẩn bị chu đáo hơn như: sắp xếp chỗ ngồi, thực đơn hay quà tặng.
Những điểm cần lưu ý khi xây dựng danh sách khách mời:
- Xác định số lượng khách mời
- Xác định đối tượng: khách mời là ai, bao nhiêu tuổi, nghề nghiệp ra sao
Việc lập danh sách khách mời nên tiến hành và xác nhận với họ trước từ 3-4 ngày để cho việc đón tiếp được chu đáo hơn.
f. Lên chi tiết nội dung chương trình sự kiện
Mỗi sự kiện có mục tiêu hướng đến và tính chất khác nhau. Do đó, tùy vào từng loại sự kiện mà bạn có thể xây dựng kịch bản nội dung chương trình khác nhau. Ví dụ sự kiện tất niên cần chú ý vào phần tiệc, còn khai trương thì chú ý vào phần mở màn.
Một lưu ý khi lên chi tiết nội dung chương trình sự kiện là kịch bản nội dung cần phải chuẩn bị 2 loại khác nhau: kịch bản tổng quát sự kiện và kịch bản chi tiết. Kịch bản tổng quát sẽ bao gồm toàn bộ công việc từ thời gian, nội dung, phân công nhân sự,… còn kịch bản chi tiết sẽ là lời dẫn của MC trong sự kiện, kịch bản này cần trau chuốt về ngôn từ để thu hút và truyền tải được thông điệp tới khách hàng.
g. Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm
Hình ảnh cần thiết kế sao cho phù hợp chủ đề sự kiện bởi vì hình ảnh này được xem là bộ mặt của sự kiện. Nên chú trọng xây dựng hình ảnh đẹp mắt bao gồm: banner, thiệp mời, tờ rơi, quà lưu niệm.
h. Liên hệ nhà cung cấp, đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông
Việc hợp tác với những đơn vị khác sẽ giúp bạn trong việc lan truyền, quảng bá và góp phần tạo nên sự kiện thành công. Hãy xác định xem có tổ chức nào có thể tài trợ chi phí hoặc hợp tác không?
Mỗi sự kiện khác nhau có thể tìm kiếm các công ty tài trợ một phần sự kiện. Có thể gồm: tài trợ bữa tối, cung cấp vé vào cửa hoặc vật phẩm bán đấu giá thầm lặng hoặc những doanh nghiệp địa phương có khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ như hoa, mặt hàng quà tặng, …
i. Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Để sự kiện thu hút được nhiều đối tượng tham dự thì truyền thông cho sự kiện là một bước không thể thiếu trong các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Kế hoạch truyền thông sẽ giúp bạn thông báo cho mọi người sự kiện sắp diễn ra để thu hút nhiều khách hàng tiềm năng.
Kế hoạch truyền thông cho sự kiện có thể bắt đầu từ việc thông báo trên website, email, facebook.. hoặc các kênh mạng xã hội khác. Kế tiếp là việc quảng cáo có trả phí trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng các công cụ truyền thông để khuyến khích khách hàng đăng ký.
Để có kế hoạch truyền thông hiệu quả bạn cần xác định các tiêu chí:
- Đối tượng cần truyền thông: Nội bộ hoặc bên ngoài.
- Thông điệp cần tuyên truyền
- Mục tiêu của sự kiện
- Phương thức truyền thông: Báo chí, email…
k. Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Việc dự trù kinh phí là rất quan trọng để bạn có thể hạn chế được sự thiếu hụt về ngân sách, dự toán các khoản chi sau cho hợp lí nhất có thể. Ở bước này, tuỳ vào loại hình và mục tiêu sự kiện mà bạn có thể xây dựng bảng ngân sách sao cho phù hợp.
Lưu ý rằng khi lên kế hoạch kinh phí bạn cũng cần thêm vào khoản dự trù chi phí phát sinh. Vì bất cứ sự kiện nào cũng đều không hoàn toàn diễn ra theo đúng những khoản chi phí mà ta đã dự tính mà đều có những khoản phát sinh bất ngờ.
l. Dự đoán rủi ro và xây dựng phương án giải quyết
Một sự kiện dù cho có chuẩn bị kĩ lưỡng đến đâu thì cũng khó tránh khỏi những rủi ro không mong muốn. Vì vậy, người tổ chức sự kiện cần tiên liệu nhiều khả năng xảy ra rủi ro ở nhiều khía cạnh, tình huống khác nhau và đưa ra các phương án giải quyết những rủi ro đó một cách nhanh nhất và tốt nhất.
Chẳng hạn các sự kiện ngoài trời thì nên chuẩn bị mái che, ô dù cho khách mời khi chẳng may trời mưa. Hay đề phòng mất điện thì luôn chuẩn bị nguồn điện dự phòng sẵn sàng thay thế, cung cấp đủ ánh sáng cho cả chương trình nếu diễn ra vào ban đêm hoặc trong phòng tối.
m. Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện
Sau khi sự kiện diễn ra, toàn bộ đội ngũ nên ngồi lại đánh giá về toàn bộ chương trình đã diễn ra xem hiệu quả công việc như thế nào? Sự kiện thành công hay thất bại, mọi người đã phối hợp chặt chẽ nhau chưa, cần phát huy điểm nào và khắc phục điểm nào? Vì bất cứ một sự kiện nào sau khi kết thúc cũng đều mắc phải những lỗi khó tránh khỏi. Việc kiểm tra, đánh giá giúp chúng ta rút được kinh nghiệm cho những sự kiện sau và phát huy những thế mạnh đang có của sự kiện này.
Việc làm một phiếu đánh giá nho nhỏ cho khách mời tham gia sự kiện cũng là một ý hay giúp doanh nghiệp, đơn vị tổ chức nhận ra ưu, khuyết điểm trong quá trình tổ chức.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Mong rằng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng một kế hoạch tốt nhất để tổ chức được một sự kiện thành công nhé!
