Dịch vụ tổ chức sự kiện đang ngày càng phát triển và mở rộng ở Việt Nam trong những năm gần đây. Nó không chỉ phát triển về nội dung mà còn về quy mô, mục đích và các loại hình sự kiện khác nhau. Tổ chức các loại hình sự kiện trở thành công cụ marketing không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, giúp họ quảng bá sản phẩm, dịch vụ và tạo lên thương hiệu cho doanh nghiệp của mình. Vậy có những loại hình sự kiện phổ biến nào hiện nay, hãy tìm hiểu qua bài viết của chúng tôi nhé!
1. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện chính là thực hiện các hoạt động như: lên ý tưởng, chuẩn bị, điều phối nhân lực, tìm địa điểm, xác định thời gian…. nhằm triển khai sự kiện đã đề ra với mục tiêu hướng đến là phải truyền tải được thông điệp, quảng bá hình ảnh hay sản phẩm mà chủ đầu tư, doanh nghiệp mong muốn tiếp cận được những đối tác, khách hàng tiềm năng.
2. Vai trò của tổ chức sự kiện
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đang ngày càng phát triển mạnh mẽ như hiện nay, tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng (chỉ xếp sau việc nghiên cứu thị trường và quảng cáo) nhằm giúp cho doanh nghiệp có thể trực tiếp tiếp cận được với khách hàng tiềm năng, quảng bá sản phẩm, thương hiệu của mình, xây dựng được nhiều mối quan hệ tốt đẹp với doanh nghiệp và có thể đem về cho công ty nhiều đơn hàng, tăng doanh thu, thu nhập đáng kể.
Sự thành công hay thất bai của sự kiện sẽ tạo nên những tác động truyền thông to lớn đối với những ai đã tham gia vào nó. Sự kiện thành công sẽ giúp chúng ta gia tăng giá trị hình ảnh, sản phẩm, thương hiệu đến với công chúng. Ngược lại, nếu sự kiện thất bại chẳng những làm giảm giá trị hình ảnh trước công chúng mà còn mất một khoản chi phí tổ chức không hiệu quả.
Chính vì thế mà ngành tổ chức sự kiện ngày càng phát triển rầm rộ ở Việt Nam trong những năm gần đây, trở thành một kênh truyền thông hiệu quả không chỉ cho doanh nghiệp, công ty mà còn cho cả cá nhân.
3. Mục đích tổ chức sự kiện
Mục đích của việc tổ chức sự kiện chính là kết chính kết quả mà doanh nghiệp, cá nhân và các đơn vị tổ chức sự kiện mong muốn đạt được trong suốt quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường, việc tổ chức sự kiện nhằm hướng tới những mục đích sau:
- Hỗ trợ doanh nghiệp, cá nhân về mặt truyền thông nhằm xây dựng và phát triển hình ảnh, sản phẩm dịch vụ, thương hiệu mà mình đang hướng tới, nhằm góp phần mang hình ảnh của doanh nghiệp và cá nhân đến gần với công chúng hơn.
- Cải thiện và làm thay đổi những nhận thức, đánh giá ban đầu của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp hay một cá nhân nào đó.
- Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…
- Tận dụng tối đa các hiệu ứng từ truyền thông để rút ngắn khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng mục tiêu đang hướng tới.
4. Các loại hình sự kiện phổ biến hiện nay
4.1 Hội nghị, hội thảo
Hội nghị (Confirence) là sự kiện quy tụ đông đảo người tham gia, mục đích là bàn bạc xoay quanh một vấn đề cụ thể nào đó nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và đề xuất phương hương hoạt động mới trong tương lai. Hội nghị thường được kéo dài nửa ngày hoặc 2 – 3 ngày.
Hội thảo (Seminar) là cuộc họp đã có chủ đề sẵn để thảo luận, mang tính chất giáo dục. Tổ chức hội thảo là hoạt động thường được tổ chức ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Hội thảo là chương trình thường diễn ra trong khoảng vài giờ, nửa ngày hoặc cả ngày và có một hay nhiều diễn giả cũng như tất cả mọi người tham gia trong cùng không gian, thường tổ chức theo chủ đề nhất định.
Cả hai hình thức này đều được các công ty, doanh nghiệp quan tâm và thực hiện thường xuyên. Việc xây dựng ý tưởng, triển khai chương trình thực hiện được xem là việc làm quan trọng, quyết định sự thành công của một chương trình.
4.2 Khai trương
Lễ khai trương là cột mốc đánh dấu sự ra đời của doanh nghiệp, ra mắt sản phẩm, chi nhánh công ty, cửa hàng mới nhằm mục đích kinh doanh buôn bán. Vì thế, nó như là một phương thức để quảng bá hình ảnh, sản phẩm của công ty tới khách hàng trên cả nước.
Bên cạnh đó, theo quan niệm của người Á Đông, lễ khai trương còn mang yếu tố tâm linh, phong thủy cầu mong thần linh che chở, giúp đỡ cho việc kinh doanh được thuận lợi, suôn sẻ và ngày càng phát triển.
Để có buổi lễ đạt được kết quả tốt nhất, bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn gửi đển khách hàng, từ đó tạo lòng tin và thiện cảm với khách hàng.
4.3 Khánh thành
Trong tiếng Anh lễ khánh thành được gọi là “Inauguration Ceremony” có nghĩa là một buổi lễ hay một sự kiện đặc biệt nhằm đánh dấu sự ra đời của một công trình nào đó như: nhà máy, bảo tàng, bệnh viện, cầu, đường, nhà hát….và thông báo đến đơn vị, tổ chức, cá nhân về sự ra đời của nó. Mong sự khởi đầu may mắn và gặt hái nhiều thành công.
Sự kiện này còn là dịp để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, thương hiệu của mình đến với khách hàng, thu hút sự quan tâm của các nhà đầu tư, nhà phân phối khách hàng.
4.4 Triển lãm thương mại
Triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định. Triển lãm có hình thái gần giống hội chợ với rất nhiều gian hàng thương mại để giới thiệu đến khách hàng, nhưng mục đích của người tham gia triển lãm chủ yếu là để giới thiệu, quảng cáo chứ không phải nhằm mục đích chính là bán hàng tại chỗ.
Triển lãm thường ít được tổ chức định kì. Chỉ tổ chức nhằm mục đích để các doanh nghiệp củng cố hình ảnh của bản thân cũng như giới thiệu với khách hàng sản phẩm mới và tìm kiếm những đối tác mới.
4.5 Chương trình ưu đãi
Chương trình ưu đãi là cơ hội để doanh nghiệp tri ân, chăm sóc và mở rộng quan hệ với khách hàng vì thế chi phí bỏ ra là rất lớn. Mục đích của chương trình là phát triển kinh doanh và tạo mối quan hệ, giữ chân khách hàng. Sự kiện này có thể là bữa tiệc ăn uống, vui chơi, bốc thăm trúng thưởng…và thường được tổ chức tại những nơi sang trọng để khách hàng có thể tận hưởng các ưu đãi, trải nghiệm dịch vụ cao cấp.
Chương trình có thể kéo dài một vài ngày và phải đảm bảo địa điểm, chỗ ở, phương tiện đi lại và những hoạt động khác.
4.6 Sự kiện truyền thống
Các sự kiện truyền thống như: lễ tổng kết, tiệc 8/3, 20/10, ngày thành lập doanh nghiệp…đây là những buổi tiệc gắn kết mối quan hệ giữa nhân viên trong doanh nghiệp, nhân viên với lãnh đạo vì thế cần tạo bầu không khí sôi nổi và năng động.
4.7 Sự kiện chính phủ
Đây là một trong các loại hình sự kiện quan trọng có ý nghĩa to lớn, mang tầm cỡ quốc gia và là bộ mặt đại diện cho cả dân tộc. Là hoạt động trong lĩnh vực quan hệ giai cấp, tổ chức và sử dụng quyền lực Nhà nước. Do đó, việc tổ chức sự kiện phải hết sức cẩn trọng, trang nghiêm nhằm thông báo tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, … cho nhân dân cả nước hay thể hiện lòng hiếu khách, hợp tác trong những dịp đón tiếp đại diện nước ngoài.
4.8 Kỷ niệm thành lập
Lễ kỷ niệm thành lập là lễ để cho doanh nghiệp nhìn lại chặng đường phát triển vừa qua, đạt được những thành tự gì và định hướng các mục tiêu trong tương lai như thế nào. Tại buổi lễ, chủ doanh nghiệp thể hiện lời tri ân sâu sắc đến đối tác, khách hàng đã cùng đồng hành với công ty trong thời gian vừa qua. Bên cạnh đó, là sự nỗ lực, cống hiến của đông đảo nhân viên công ty.
Buổi lễ còn là cơ hội để hình ảnh doanh nghiệp tiếp cận đến đến khách hàng tiềm năng, mở rộng nhiều mối quan hệ mới cho công ty.
4.9 Quảng bá sản phẩm mới
Sự kiện quảng bá sản phẩm mới thường đi kèm với những chương trình giải trí cho khách hàng tham gia. Mục đích của sự kiện này là đưa sản phẩm, dịch vụ đến gần hơn với khách hàng, tạo sự tin tưởng, quảng bá rộng rãi trong và ngoài nước. Loại hình sự kiện này được doanh nghiệp tổ chức thường xuyên.
4.10 Tổ chức các cuộc thi, sân chơi giải trí
Sự kiện này thường được công ty, trường học tổ chức nhằm tạo không khí vui vẻ và mang đến một sân chơi thú vị cho mọi người sau những giờ phút căng thẳng. Thường là cuộc thi ca hát, nhảy múa, tìm kiếm sắc đẹp, tài năng…
Những cuộc thi này mang tính chất giải trí thường đi kèm với những giải thưởng, quà tặng cho các thi sinh, tạo không khí sôi động, thích thú cho khán giả.
4.11 Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
Sự kiện này nhằm mục đích nhân đạo. Chia sẻ, giúp đỡ những người có hoàn cảnh khó khăn, những mảnh đời bất hành, trẻ em mồ côi…những chương trình từ thiện là một trong các loại hình sự kiện đang được các gia đình, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức để giúp đỡ mọi người.
Thông qua sự kiện, doanh nghiệp vừa xây dựng hình ảnh tich cực, nâng cao giá trị thương hiệu của công ty vừa giúp đỡ được nhiều người có hoàn cảnh không may mắn trong xã hội.
4.12 Các ngày lễ, kì nghỉ
Vào những dịp lễ như Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến… đều là cơ hội để doanh nghiệp tổ chức sự kiện đặc biệt. Những sự kiện này cần xây dựng dựng được những chương trình độc đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà bạn muốn gửi gắm đến khách hàng.
4.13 Hội thao truyền thống
Hằng năm, các doanh nghiệp thường tổ chức hội thao để nhân viên có thể giải tỏa áp lực, rèn luyện sức khỏe và nâng cao tinh thần làm việc tốt hơn trong tương lai. Hội thao thường được tổ chức ở sân vận động, nhà thi đấu hoặc những nơi rộng rãi và đảm bảo đầy đủ dụng cụ phục vụ thi đấu.
4.14 Sự xuất hiện của người nổi tiếng
Khi tổ chức sự kiện này, việc đầu tiên bạn cần chú ý là phải nghiên cứu kỹ lịch trình làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của công ty bạn hay không. Nên làm việc với những người nổi tiếng theo một tác phong “chuyên nghiệp” và nên báo cho họ biết trước chương trình chi tiết.
Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, bạn cũng phải xác định xem đối tượng khách hàng mà bạn muốn thu hút là ai, bạn muốn đưa tin về sự kiện xuất hiện của các nhân vật này trên các phương tiện truyền thông nào và bạn muốn tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng.
4.15 Đồng tài trợ
Đây là sự kiện mà bạn hoặc công ty bạn tham gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác, tài trợ cho các chương trình thi đấu thể thao, hội họp…cần lựa chọn loại hình sự kiện phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Việc hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty bạn và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Trên đây là các loại hình sự kiện phổ biến hiên nay. Bạn đang cần chuẩn bị loại sự kiện nào. Hy vọng qua bài viết bạn có thể lựa chọn loại sự kiện phù hợp cho công ty mình và đạt được thành công nhé!
