Hội nghị, hội thảo là một trong những hoạt động mà các công ty tổ chức thường xuyên nhằm ra mắt sản phẩm mới, tri ân khách hàng đối tác, trao đổi học hỏi kinh nghiệm….Không chỉ đơn thuần là một sự kiện khô khan ngày nay với nhiều chiến lược marketing độc đáo thông qua hội nghị sẽ tạo được sự gần gũi, niềm tin của khách hàng với doanh nghiệp.

Không phải ngẫu nhiên mà hội nghị là hoạt động diễn ra thường xuyên. Việc tổ chức các hội nghị một cách chuyên nghiệp, bài bản có ý nghĩa vô cùng lớn:

• Đây là hoạt động để các công ty, doanh nghiệp giải quyết các vấn đề đang được quan tâm ở giai đoạn hiện tại. Tại đây doanh nghiệp sẽ lấy được ý kiến, tranh luận của nhiều người cùng một lúc  từ đó mọi vấn đề sẽ được giải quyết một cách thuận lợi hơn.
• Đây cũng là dịp để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới…
• Thu hút và gây được ấn tượng với những khách hàng, đối tác tiềm năng mới.
• Xây dựng chiến lược kinh doanh phát triển sản phẩm mới phù hợp nhờ tiếp thu được nhiều luồng ý kiến khác nhau .

Quy trình tổ chức hội nghị

Trong suy nghĩ của chúng ta hội nghị, hội thảo khá đơn giản thường bao gồm phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm hay vấn đề sau đó là trao đổi, giữa các phần có xen văn nghệ, giải trí… Nhưng kỳ thực để tổ chức được hoạt động này lại khá phức tạp đòi hỏi phải thực hiện theo các bước sau:

Xác định mục đích, thời gian tổ chức

Tùy vào tính chất của từng hội nghị mà có mục đích khác nhau. Chẳng hạn hội nghị khách hàng là để bày tỏ tri ân khách hàng qua đó thu hút giữ chân khách hàng hay hội nghị giới thiệu sản phẩm mới là để giới thiệu, quảng bá sản phẩm… Trước khi tiến hành bất cứ hoạt động nào người tổ chức phải nắm được yếu tố này đầu tiên.

Tiếp đến là xác định thời gian, chọn những ngày cuối tuần để thuận lợi cho khách hàng, ngoài ngày còn phải chọn giờ.

Lên ý tưởng chủ đề

Đây là linh hồn của hội nghị. Ý tưởng đòi hỏi phải độc đáo tránh sự rập khuôn và nhàm chán. Muốn vậy người tổ chức cần tìm hiểu rõ về tính chất, mục đích của hội nghị.

Làm việc với những nhân vật quan trọng

Đó là người diễn giả, người phát ngôn…Đây là những nhân vật chủ chốt của hội nghị bạn cần làm việc cẩn thận với họ để họ nắm được chương trình và có sự chuẩn bị chu đáo. Đồng thời bạn cũng đừng quên công bố rõ ràng tên, chức danh diễn giả.

Lựa chọn địa điểm và sắp xếp bố trí

Tùy vào tính chất hội nghị, lượng khách mời dự kiến mà lựa chọn địa điểm thích hợp . Khi lựa chọn địa điểm cần chú ý đến trang thiết bị phục vụ cho sự kiện đồng thời tổ chức sắp xếp bố trí lại cho hợp lý.

Quảng bá truyền thông

Đây là hoạt động quan trọng phục vụ cho mục đích marketing. Bạn có thể chọn các kênh truyền thông như Email marketing, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… khi truyền thông cần công bố thông tin rõ ràng về nội dung, mục đích của hội nghị cũng như các chương trình khuyến mãi, quà tặng…

Những lưu ý để tổ chức một buổi hội nghị thành công

1. Chủ đề của event

Chủ đề và ý tưởng của một chương trình tạo nên một tổng thể toàn diện, thể hiện được mục tiêu hướng đến. Chủ đề và ý tưởng tốt là điều vô cùng quan trọng khi bạn tổ chức hội nghị khách hàng. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng phải tế hiện được thông điệp và mục đích chương trình. Giúp khách mời tham dự có thể thấy được nhưng lợi ích khi tham gia.

2. Khách mời đặc biệt ( Diễn giả nổi tiếng, KOls, Diễn viên,…)

Buổi hội nghị của bạn nên có sự xuất hiện, có mặt của những người nổi tiếng, có sức ảnh hưởng nhất định tạo nên sự tin tưởng tới khách mời tham dự, buổi lễ sẽ trở nên đặc biệt khi có những gương mặt đó.

Bạn nên lựa chọn những người nổi tiếng trong lĩnh vực của bạn, người này sẽ giúp bạn tạo được uy tín và sự tin tưởng cho chương trình. Đồng thời nó rất có lợi cho quá trình truyền thông và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao.

Hãy lên danh sách câu hỏi và kịch bản riêng dành cho chuyên gia để mọi người phối hợp một cách ăn lý nhất nhé.

3. Địa điểm và tiện ích đi kèm

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một công việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm tổ chức phải đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo. Người tổ chức cũng cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm phòng hội nghị như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để bổ sung những vật dụng cần thiết và dự trù chi phí chính xác nhất.

4. Công tác truyền thông

Để buổi hội nghị diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Hiện nay có rất nhiều cách để mang sự kiện của bạn tới nhiều người biết đến. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.

5. Khách tham dự

Mục đích chính của hội nghị khách hàng chính là tăng cường mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Chính vì thế việc lấy thông tin của khách mời tham dự chính là một khâu khá quan trọng. Bởi khi có được nhiều thông tin ta sẽ có nhiều cách tiếp cận khác nhau để đạt được hiệu quả tốt nhất. Bạn có thể lựa chọn nhiều hình thức khác nhau như: sử dụng thẻ thành viên, đăng ký nhận email, điền form online,…