Tổ chức sự kiện được xem là công cụ quan trọng giúp công ty, doanh nghiệp PR, marketing sản phẩm của mình tới khách hàng. Sự kiện được tổ chức thành công doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Ngược lại, nếu sự kiện thất bại, doanh nghiệp chẳng những không đạt được mục đích trên mà còn phải tốn một khoản chi phí lớn không hiệu quả.
Vì thế, thông qua bài viết này chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn một số lưu ý để có thể tổ chức một sự kiện thành công. Mang lại kết quả tốt đẹp cho doanh nghiệp và uy tín của đơn vị tổ chức sự kiện. Hãy cùng theo dõi bài viết nhé!
1. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện chính là thực hiện các hoạt động như: lên ý tưởng, chuẩn bị, điều phối nhân lực, tìm địa điểm, xác định thời gian…. nhằm triển khai sự kiện đã đề ra với mục tiêu hướng đến là phải truyền tải được thông điệp, quảng bá hình ảnh hay sản phẩm mà chủ đầu tư, doanh nghiệp mong muốn tiếp cận được những đối tác, khách hàng tiềm năng.
2. Mục đích của tổ chức sự kiện
Mục đích của việc tổ chức sự kiện chính là kết chính kết quả mà doanh nghiệp, cá nhân và các đơn vị tổ chức sự kiện mong muốn đạt được trong suốt quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường, việc tổ chức sự kiện nhằm hướng tới những mục đích sau:
- Hỗ trợ doanh nghiệp, cá nhân về mặt truyền thông nhằm xây dựng và phát triển hình ảnh, sản phẩm dịch vụ, thương hiệu mà mình đang hướng tới, nhằm góp phần mang hình ảnh của doanh nghiệp và cá nhân đến gần với công chúng hơn.
- Cải thiện và làm thay đổi những nhận thức, đánh giá ban đầu của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp hay một cá nhân nào đó.
- Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…
- Tận dụng tối đa các hiệu ứng từ truyền thông để rút ngắn khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng mục tiêu đang hướng tới.
3. Vai trò của tổ chức sự kiện
Tạo ấn tượng với khách hàng
Tổ chức sự kiện nhằm mục đích tạo điều kiện cho khách hàng có cơ hội được trải nghiệm trực tiếp, tiếp xúc gần nhất với sản phẩm, dịch vụ của công ty. Vì thế, bạn cần tổ chức sự kiện làm sao để tạo được ấn tượng tốt của khách hàng với sản phẩm của công ty. Đây là cơ hội tốt nhất và thuận lợi nhất.
Mở rộng được đối tượng, khách hàng tiềm năng
Nếu không nhờ tổ chức sự kiện thì có lẽ có rất nhiều khách hàng không tiếp cận được với sản phẩm, dịch vụ của công ty. Vì vậy, tổ chức sự kiện là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp có thể tiếp cận, trải nghiệm được sản phẩm chân thực nhất.
Củng cố, phát triển thương hiệu doanh nghiệp
Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp mang đến những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất để khách hàng có cơ hội trải nghiệm thực tế sẽ góp phần củng cố, phát triển thương hiệu của doanh nghiệp, được nhiều khách hàng biết và quan tâm đến hơn.
Vì thế, cần tập trung đầu tư vào chất lượng sản phẩm sau cho thật tốt nhất khiến khách hàng thật hài lòng.
Tạo điểm nhấn trong chiến dịch marketing của công ty
Phương pháp quảng cáo thường khi không mang lại hiệu quả tốt nhất cho sự gia tăng doanh số và khả năng tiếp cận khách hàng của doanh nghiệp thì tổ chức sự kiện là chiến dịch marketing hoàn hảo ngay lúc này. Nó giúp cho người tham dự sẽ có được những trải nghiệm thực tế với chính những sản phẩm mà công ty cung cấp. Từ đây khách hàng sẽ được củng cố niềm tin cũng như tin tưởng vào doanh nghiệp và sản phẩm của bạn hơn.
4. Những lưu ý để tổ chức sự kiện thành công
a. Xác định đối tượng, mục tiêu rõ ràng
Đây là lưu ý quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện vì nó là yếu tố tiên quyết quyết định 50% sự thành công của sự kiện. Một khi ta biết rõ đối tượng khách hàng bạn mới có thể lên kế hoạch chi tiết để có những cách thức thu hút nhóm đối tượng này đến tham gia.
Hỏi và trả lời một số câu hỏi như: bạn tổ chức sự kiện để thu hút đối tượng khách hàng tiềm năng nào? Sự kiện tổ chức để xây dựng, định vị thương hiệu hoặc tri ân người tiêu dùng? Số lượng người tham dự là bao nhiêu? sẽ giúp bạn xác định đúng mục tiêu.
Tránh trường hợp sai đối tượng khách hàng, hiệu quả thu được lại không được như mục tiêu đề ra ban đầu. Nhiều trường hợp còn xảy ra những phản ứng ngược, dẫn đến tổn thất cho doanh nghiệp.
b. Lên kế hoạch rõ ràng, chi tiết
Sau khi xác định được mục tiêu của sự kiện bạn cần lên bản kế hoạch chi tiết rõ ràng. Bản kế hoạch phải tiên liệu được các vấn đề có thể xảy ra và giải pháp giải quyết các vấn đề đó sau cho tốt nhất. Luôn dự trù các phương án dự phòng, thay thế.
Với sự chuẩn bị kĩ lưỡng, chi tiết thì chắc chắn rằng sự kiện sẽ diễn ra hiệu quả và nhanh chóng và tốt nhất.
c. Tạo ý nghĩa cho sự kiện
Tổ chức sự kiện nhằm mục đích tạo được ấn tượng tốt với khách hàng để tương lai họ sẽ là những người sử dụng và chia sẻ sản phẩm của mình với người khác. Vì thế, tạo được lòng tin và ấn tượng tốt của khách hàng đối với sản phẩm của công ty là một điều thành công. Để làm được điều đó, sự kiện của bạn nên lồng ghép những ý nghĩa nhân văn, nhân đạo và hoạt động của sự kiện để nâng cao hiệu quả
Nhưng bạn cũng không nên giới thiệu sản phẩm một cách quá trực tiếp và nên từng bước, dẫn dắt khách hàng từ từ tiếp cận sản phẩm. Như vậy khách hàng mới không thấy quá phô và choáng ngợp.
d. Sự kiện không hẳn là một công cụ toàn năng
Tổ chức sự kiện không phải là công cụ duy nhất để giới thiệu sản phẩm của bạn tới công chúng. Ngoài ra còn có các phương tiện khác như: quảng cáo, các nền tảng mạng xã hội, tạp chí….Do đó, bạn không nên quá ỷ lại vào việc tổ chức sự kiện quá thường xuyên. Bởi điều đó chẳng những tốn kém nhiều chi phí mà còn khiến người tham gia nhàm chán, không hứng thú. Do đó, việc thường xuyên thay đổi chiến lược kinh doanh, quảng cáo luôn là điều cần thiết.
e. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
Sự kiện là nơi để bạn có cơ hội quảng bá sản phẩm, truyền đạt thông tin đến khách hàng. Do đó, bạn phải có sự chuẩn bị chuẩn bị kĩ lưỡng về địa điểm tổ chức sự kiện. Cần đảm bảo các yếu tố như địa điểm gần mọi người nhất, giao thông di chuyển thuận lợi. Điều này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng vừa giúp bạn giảm chi phí.
f. Con người là yếu tố quan trọng trong các sự kiện
Nhân tố con người chính là yếu quan trọng trong việc tổ chức sự kiện thành công. Từ khâu chuẩn bị nhân sự phối hợp chặt chẽ cùng nhau qua các khâu để tạo nên một sự kiện hảo hảo, cho đến việc chính con người giao tiếp với khách hàng, hiểu được nhu cầu, mong muốn của khách hàng để có thể tư vấn, lựa chọn những sản phẩm phù hợp nhất có thể với họ. Khi có sự tương tác như thế, cơ hội hợp tác giữa hai bên sẽ cao hơn.
g. Quảng bá cho sự kiện
Quảng bá sự kiện để tiếp cận được nhiều khách hàng cũng góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện. Nếu bạn chỉ tập trung tổ chức sự kiện mà không quảng bá nó thì thật vô nghĩa vì khách hàng sẽ không biết được thông tin về sự kiện đó để đến tham dự.
Ngày nay, phương tiện truyền thông ngày càng phát triển, bạn có thể lựa chọn nhiều phương tiện quảng bá khác nhau như tivi, tạp chí, sóng radio, web, mạng xã hội hay các bảng quảng cáo trên phố. Ưu tiên lựa chọn những cách phù hợp khả năng công ty mà có thể đảm bảo khách hàng có thể tiếp cận được.
h. Ghi nhận những thông tin sau sự kiện
Ghi nhận những thông tin sau sự kiện sẽ giúp bạn biết được những gì mình làm được và chưa được sau sự kiện. Để rút kinh nghiệm và hoàn thiện hơn trong những lần sự kiện sau.
Bên cạnh đó, việc lấy thông tin giúp bạn thu thập được những lợi ích mà công ty đạt được thông qua sự kiện, từ đó tiếp tục phát triển hơn nữa. Việc lấy thông tin này nên tập trung vào chất lượng thay vì số lượng vì nó sẽ ảnh hưởng tới nhiều quyết định kinh doanh quan trọng khác.
i. Tạo lập quan hệ mới và giữ gìn quan hệ tốt đẹp sau sự kiện
Tổ chức sự kiện là cơ hội để công ty bạn có thể tiếp cận được nhiều khách mới. Vì thế, ngoài việc duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, bạn cũng nên tiếp cận và chăm sóc những khách hàng mới, những người có thể là khách hàng tiềm năng sau khi tham dự sự kiện. Đây là một trong những điểm mạnh khi tổ chức sự kiện, củng cố những mối qua hệ cũ, thiết lập mối quan hệ mới, tạo ra mạng lưới kinh doanh ngày càng sâu rộng.
Sau khi sự kiện kết thúc bạn nên gửi email, tin nhắn cảm ơn sự tham gia của khách hàng. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp, ân cần chu đáo chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Đồng thời không quên thăm dò ý kiến của họ về sản phẩm của công ty sau khi tham dự event. Chắc chắn bạn sẽ ghi điểm trong mắt khách hàng vì sự tôn trọng mà bạn dành cho họ.
k. Sự kiện thành công là đòn bẩy để đạt mục tiêu kinh doanh
Một sự kiện thành công sẽ giúp bạn tiến gần với mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Có thể đem về nhiều đơn hàng hơn và làm tăng doanh thu của công ty. Để có được thành công này đồi hỏi bạn phải có kế hoạch cụ thể, chi tiết từ trước và biết cách tạo không khí vui vẻ, hấp dẫn cùng nhiều khâu chuẩn bị thiết yếu khác
Tuy nhiên, bạn không nên quá chú trọng vào những chi tiết này vì hoạt động kinh doanh của công ty có tốt hay không là còn phụ thuộc vào kết quả kinh doanh trước đó cùng với kế hoạch mà doanh nghiệp đã đặt ra. Việc tập trung quá mức vào tổ chức sự kiện sẽ khiến bạn vô tình bỏ qua những cơ hội quan trọng.
Mong rằng những thông tin mà chứng tôi chia sẽ giúp bạn note lại được những lưu ý quan trọng và tổ chức được sự kiện thành công góp phần tạo nên thành công lớn của công ty nhé!
