Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Mục Đích Và Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện

Trong những năm gần đây, Dịch vụ tổ chức sự kiện đang ngày càng phát triển và mở rộng ở Việt Nam. Trở thành một hoạt động không thể thiếu nhằm xúc tiến thương mại, marketing thu hút đông đảo giới trẻ tham gia với nhiều ý tưởng, sáng tạo nổi bật.

Vậy tổ chức sự kiện là gì? tại sao phải tổ chức sự kiện, mục địch và quy trình ra sao lại thu hút nhiều bạn trẻ tham gia như vậy?

 

1. Sự kiện là gì?

Có rất nhiều định nghĩa, khái niệm khác nhau về sự kiện. Theo như từ điển tiếng Việt sự kiện phải là những hoạt động mang ý nghĩa xã hội lớn cho đất nước và được đông đảo truyền thông, báo chí, cộng đồng quan tâm như các cuộc thi nhan sắc, Seagames, ca nhạc hội, Olympics…nhưng cũng có nhiều ý kiến cho rằng các hoạt động mang ý nghĩa cá nhân như: đám cưới, đám hỏi, sinh nhật, ma chay cũng được xem là sự kiện.

Đối với các doanh nghiệp, việc tổ chức hội nghị, hội thảo, hội chợ triển lãm, khai trương… nhằm tiếp thị, quản bá sản phẩm của mình tới gần người tiêu dùng thì cũng được xem là sự kiện.

Dù cho được hiểu với nhiều khía cạnh khác nhau nhưng tóm lại, sự kiện hay còn gọi “event”  là một hoạt động thu hút đông đảo người tham gia tại một địa điểm xác định, trong 1 khoảng thời gian nhất định mà để làm được điều đó thì cần có những người tổ chức sự kiện, tập trung suy nghĩ truyền đạt thông tin nhằm thu hút đông đảo những người tham gia vào sự kiện đó.

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Thông qua khái niệm về sự kiện mà chúng tôi đã chia sẻ ở trên thì tổ chức sự kiện là thực hiện các hoạt động như: lên ý tưởng, chuẩn bị, điều phối nhân lực, tìm địa điểm, xác định thời gian…. nhằm triển khai sự kiện đã đề ra với mục tiêu hướng đến là phải truyền tải được thông điệp, quảng bá hình ảnh hay sản phẩm mà chủ đầu tư, doanh nghiệp mong muốn tiếp cận được những đối tác, khách hàng tiềm năng.

Vai trò của tổ chức sự kiện

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đang ngày càng phát triển mạnh mẽ như hiện nay, tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng (chỉ xếp sau việc nghiên cứu thị trường và quảng cáo) nhằm giúp cho doanh nghiệp có thể trực tiếp tiếp cận được với khách hàng tiềm năng, quảng bá sản phẩm, thương hiệu của mình, xây dựng được nhiều mối quan hệ tốt đẹp với doanh nghiệp và có thể đem về cho công ty nhiều đơn hàng, tăng doanh thu, thu nhập đáng kể.

Sự thành công hay thất bai của sự kiện sẽ tạo nên những tác động truyền thông to lớn đối với những ai đã tham gia vào nó. Sự kiện thành công sẽ giúp chúng ta gia tăng giá trị hình ảnh, sản phẩm, thương hiệu đến với công chúng. Ngược lại, nếu sự kiện thất bại chẳng những làm giảm giá trị hình ảnh trước công chúng mà còn mất một khoản chi phí tổ chức không hiệu quả.

Chính vì thế mà ngành tổ chức sự kiện ngày càng phát triển rầm rộ ở Việt Nam trong những năm gần đây, trở thành một kênh truyền thông hiệu quả không chỉ cho doanh nghiệp, công ty mà còn cho cả cá nhân.

Các hình thức tổ chức sự kiện phổ biến

• Bussiness event: sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh
• Conventions: Hội nghị
• Conferences: Hội thảo
• Activation Event (Product Launch Event): Sự kiện ra mắt sản phẩm mới
• Marketing events: sự kiện liên quan đến marketing
• Social and cultural events: sự kiện thuộc về văn hoá, xã hội
• Seminars: hội thảo chuyên đề
• Sporting events: sự kiện thuộc về lĩnh vực thể thao
• Event show: sự kiện trình diễn
• Press release: hoạt động thông cáo với báo chí
• Corporate events: sự kiện đến doanh nghiệp như kỷ niệm ngày thành lập, hội nghị, hội thảo,…
• Shopper Event: Sự kiện ở các điểm bán hàng
• Trade fairs: hội chợ thương mại
• Fundraising events: sự kiện nhằm mục đích gây quỹ từ thiện
• Festive events: Tiệc liên hoan, Festival
• Meetings: họp hành, gặp gỡ giao lưu,…
• Exhibitions: hoạt động triển lãm
• Concerts/live performances: Sự kiện giải trí như đêm hòa nhạc, buổi biểu diễn trực tiếp,…

 

 

 

 

 

 

3. Mục đích tổ chức sự kiện

Mục đích của việc tổ chức sự kiện chính là kết chính kết quả mà doanh nghiệp, cá nhân và các đơn vị tổ chức sự kiện mong muốn đạt được trong suốt quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường, việc tổ chức sự kiện nhằm hướng tới những mục đích sau:

• Hỗ trợ doanh nghiệp, cá nhân về mặt truyền thông nhằm xây dựng và phát triển hình ảnh, sản phẩm dịch vụ, thương hiệu mà mình đang hướng tới, nhằm góp phần mang hình ảnh của doanh nghiệp và cá nhân đến gần với công chúng hơn.
• Cải thiện và làm thay đổi những nhận thức, đánh giá ban đầu của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp hay một cá nhân nào đó.
• Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…
• Tận dụng tối đa các hiệu ứng từ truyền thông để rút ngắn khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng mục tiêu đang hướng tới.

4. Quy trình tổ chức sự kiện thành công

Mỗi một event sẽ có những tính chất và đặc thù khác nhau. Vì thế, quy trình tổ chức sự kiện sẽ vô cùng đa dạng và không hoàn toàn giống nhau. Nó được tạo nên bởi nhiều mảnh ghép riêng biệt, khi chúng ta sắp xếp những mảnh ghép đó vào đúng vị trí của nó sẽ tạo nên một quy trình hoàn chỉnh và thành công. Nhưng về tổng quan việc thực hiện quy trình tổ chức sự kiện đều xoay quanh việc lập kế hoạch, lên ý tưởng, kịch bản chương trình cụ thể và tiến hành.

Tuy nhiên, để thực hiện tất cả điều đó điều quan trọng mà người tổ chức sự kiện cần quan tâm đến đầu tiên là thấu hiểu yêu cầu khách hàng. Đây là bước quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện. Trước tiên, chúng ta cần khai thác thông tin và nắm rõ các yêu cầu của sự kiện bằng việc đưa ra các câu hỏi để khách hàng trả lời thông tin như:

• Loại hình sự kiện mà khách hàng mong muốn tổ chức(họp báo, hội nghị, giới thiệu sản phẩm, show biểu diễn…)
• Thành phần khách mời tham dự? Khoảng bao nhiêu người?
• Mong muốn/ mục tiêu khách hàng hướng tới khi tổ chức sự kiện
• Kinh phí khách hàng có bao nhiêu?
• Địa điểm và thời gian khách hàng muốn sự kiện diễn ra
• Những lưu ý đặc biệt trong quá trình diễn ra hội nghị

Nắm rõ được những yêu cầu của khách hàng chúng ta  bắt đầu chuyển sáng quy trình tổ chức sự kiện gồm 3 giai đoạn chính như sau:

a. Giai đoạn trước sự kiện

Trong giai đoạn này, bạn cần chú ý 3 vấn đề quan trọng là: chủ đề sự kiện, ý tưởng tổ chức và quản lý nhân sự thực hiện.

Chủ đề sự kiện

Đây được xem là bước quan trong nhất trong quy trình tổ chức sự kiện mang tính quyết định và ảnh hưởng, chi phối đến toàn bộ hoạt động sau này. Do đó, doanh nghiệp cần giành nhiều thời gian để xác định đúng mục đích tổ chức sự kiện của mình là gì. Để xác định được điều đó, doanh nghiệp cần liệt kê một số vấn đề cơ bản như:

• Thể loại sự kiện (lễ khánh thành – khai trương, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ khởi công – động thổ, hội nghị khách hàng…)
• Địa điểm sự kiện diễn ra
• Khả năng chi trả cho các hoạt động trong tổ chức sự kiện
• Phân loại chi tiết (ví dụ như lễ khai trương nhà máy điện gió, lễ động thổ dự án chung cư cao cấp…)
• Khách mời và số lượng khách mời (lập danh sách chi tiết khách mời chính và số lượng khách tham dự sự kiện)
• Mục đích và thông điệp muốn truyền tải qua sự kiện

Càng chi tiết thông tin thì việc thực hiện càng dễ dàng và nhanh chóng.

Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Ý tưởng của sự kiện phải chứa đựng đầy đủ sản phẩm hay dịch vụ mà doanh nghiệp muốn giới thiệu tới công chúng. Do tính cạnh tranh về sản phẩm trên thị trường là rất nhiều nên mức độ tương đồng về ý tưởng là có thể xảy ra. Vì thế, đơn vị tổ chức sự kiện cần sáng tạo trong việc lựa chọn ý tưởng, làm sao phản ánh chân thật nhất mức độ liên quan của các hoạt động với chủ đề sự kiện, mà không bị trùng lắp ý tưởng với những đơn vị cạnh tranh khác.

Quan trọng nhất là các đơn vị tổ chức sự kiện cần bỏ ra một khoảng thời gian hợp lý để nghiên cứu, tìm hiểu kĩ về những ưu điểm, đặc thù của sản phẩm và dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Vì chỉ khi hiểu rõ về nó thì chúng ta mới có thể khai thác hết mọi khía cạnh trong việc quảng bá sản phầm, dịch vụ tới công chúng.

Phân bổ nhân sự cho sự kiện

Sau khi lên ý tưởng hoàn chỉnh thì việc lựa chọn, phân bổ nhân sự là một khâu không thể thiếu để tạo nên một sự kiện thành công. Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ thì cần sự đóng góp, phối hợp chặt chẽ và nhuần nhuyễn của nhân viên công ty, doanh nghiệp cùng với nhân viên tổ chức sự kiện.

Cần phân công rõ ràng nhiệm vụ của từng bộ phận. Mỗi bộ phận sẽ hoàn thành từng hạn mục trong thời gian bao lâu? và chi phí bao nhiêu cũng cần được phân định rõ ràng để tránh kéo dài thời gian và kinh phí ảnh hưởng đến plan ban đầu đã đề ra.

Ví dụ như phòng kinh doanh hoặc hành chính nhân sự của công ty, doanh nghiệp sẽ liên hệ với bên bộ phận tổ chức sự kiện để bàn luận, trao đổi các vấn đề liên quan đến kinh phí, mục đích tổ chức, ý tưởng và chủ đề sự kiện. Đối với đơn vị tổ chức sự kiện, nhân sự về thiết kế, kỹ thuật, biên đạo kịch bản, quản lý sự kiện, kế toán hoạch định chi phí… cần phối hợp với nhau.

 

b. Giai đoạn trong sự kiện

Tổ chức và thực hiện các hoạt động trong kế hoạch

Từ những plan đã đề ra trong khâu lên ý tưởng trước đó, các bộ phận, phòng ban triển khai thực hiện theo đúng yêu cầu và thời gian. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần chú ý, theo dõi và đôn đốc để mọi người thực hiện theo đúng tiến độ và kế hoạch đã đề ra. Bởi vì, nếu chẳng may có những sai sót không đáng có cũng có thể làm ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Vì thế, chúng ta nên tránh gặp phải những trường hợp đó làm gây ra những đáng tiếc không mong muốn.

Để làm được điều đó các bên cần xác định có những nhóm công việc nào, trao đổi và thống nhất cách thức thực hiện. Đồng thời đề ra thời gian và kết quả thực hiện. Nhằm đo lường và đánh giá hiệu quả công việc.

Chuẩn bị và dàn dựng sự kiện

Thời gian chuẩn bị sự kiện rất đa dạng tùy thuộc vào quy mô của sự kiện. Với những sự kiện nhỏ, cần chuẩn bị gấp rút thì chỉ cần 4-5 ngày là xong. Tuy nhiên, những sự kiện lớn, đòi hỏi quy mô hơn có thể chuẩn bị từ mấy tháng đến 1,2 năm. Chẳng hạn như Seagames, sự kiện 1000 năm Thăng Long Hà Nội…

 

Trong giai đoạn này, chúng ta cần chuẩn bị như sau:

• Dàn dựng sân khấu, backdrop, banner
• Hoàn thành hồ sơ, thủ tục giấy phép tổ chức
• Chuẩn bị đầy đủ đồng phục cho các đối tượng tham gia (nếu có)
• Hoàn thành hợp đồng với bên thứ 3. Chẳng hạn như thuê Ca sỹ, MC, PG, vũ đoàn, hoặc các thiết bị âm thanh ánh sáng phục vụ cho sự kiện
• Gửi thiệp mời cho các khách VIP

Sau khi đã chuẩn bị hoàn tất thì một khâu không thể bỏ qua đó là chạy thử chương trình và kiểm tra mọi hoạt động trước khi sự kiện diễn ra. Đây là công việc giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về sự kiện sắp diễn ra của họ sẽ như thế nào? cần chỉnh sửa hay thay đổi chỗ nào không. Tất cả các tiết mục sẽ được diễn thử để mọi người có thể làm quen với sân khấu và tương tác với doanh nghiệp.

Tiến hành tổ chức sự kiện

Ở khâu này các bên cần lưu ý phối hợp nhuần nhuyễn, nhịp nhàng để hoàn thành nhiệm vụ theo plan đã đề ra theo đúng ý đồ của đạo diễn và doanh nghiệp.

c. Giai đoạn sau khi sự kiện kết thúc

Sau khi sự kiên kết thúc, công ty tổ chức sự kiện và doanh nghiệp phải thu dọn sạch sẽ rác thải sau sự kiện. Bàn giao lại các trang thiết bị đã thuê mướn tổ chức sự kiện cho bên cho thuê. Cuối cùng, nhân viên hai bên sẽ báo cáo kết quả sự kiện để phân tích và đánh giá hiệu quả cũng như lộ trình công việc. Để rút kinh nghiệm cho sự kiện sau.

5. Những kĩ năng cần có của người tổ chức sự kiện

Sự năng động

Năng động trong cộng việc, trong khả năng ứng biến với những tình huống thay đổi có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện. Cần tạo thói quen thích ứng tốt với công việc.

Kỹ năng sáng tạo

Đây là một kĩ năng quan trọng cần có của người tổ chức sự kiện. Một người tổ chức sự kiện cần sáng tạo để tạo nên những chương trình, sự kiện khác nhau với nhiều ý tưởng độc đáo, mới lạ không bị trùng lắp, sao chép gây nhàm chán cho người tham gia. Việc lựa chọn thiết kế, trang trí, địa điểm, kịch bản, sân khấu, tiết mục biểu diễn cho đến ý tưởng truyền đạt nội dung, thông điệp của sự kiện đều cần sự sáng tạo của người tổ chức.

Khả năng làm việc nhóm và tinh thần đồng đội

Một cá nhân không thể tạo nên một sự kiện, chương trình hoàn hảo mà cần phải có sự hỗ trợ, tương tác từ nhiều thành viên khác nhau. Do đó, người tổ chức sự kiện cần phải có khả năng làm việc nhóm và tinh thần đồng đội tốt, kết hợp giữa các thành viên để đảm bảo cho công việc thành công, hiệu quả.

Cẩn thận và tỉ mỉ

Cẩn thận, tỉ mỉ trong từng chi tiết nhỏ sẽ tạo nên một sự kiện hoàn hảo, thành công và theo đúng mong muốn của khách hàng. Luôn chuẩn bị, kiểm tra và dự phòng các tình huống xảy ra trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

Kĩ năng check list

Trước khi thực hiện một chương trình, người tổ chức sự kiện cần check – list lại những công việc cần thực hiện, việc nào quan trọng cần làm trước, việc nào làm sau với team một cách chính xác nhất. Đây là một kĩ năng không có khuôn mẫu mà hoàn toàn dựa vào sự tỉ mỉ, cần thận và chu đáo của bản thân người tổ chức sự kiện.

 

Khả năng ngoại ngữ

Trong xã hội ngày nay, ngoại ngữ được xem là thành phần không thể thiếu nếu bản thân chúng ta muốn tìm được những vị trí tốt trong công việc. Đối với tổ chức sự kiện cũng vậy, nếu chúng ta giỏi ngoại ngữ thì có khả năng giao tiếp với người nước ngoài trong những sự kiện có người nước ngoài tổ chức, để có thể giải quyết được những tình huống phát sinh, hay đơn giản là giao lưu, hướng dẫn khách hàng.

Khả năng triển khai và giám sát thực hiện

Để hoàn thành tốt việc triển khai và giám sát, người tổ chức sự kiện cần có những yếu tố như:

• Khả năng quản lý thời gian: nếu bạn có một bản kế hoạch thật chi tiết và cụ thể sẽ giúp toàn bộ ekip tối ưu hóa và tiết kiệm thời gian một cách tốt nhất.
• Khả năng giao tiếp: đây là yếu tố quan trọng cần có của người làm sự kiện. Khả năng giao tiếp tốt có thể trao đổi thông tin với khách hàng và điều phối nhân sự, phân chia công việc một cách hiệu quả nhất.
• Tập trung vào từng chi tiết

Để có được kỹ năng này đòi hỏi người tổ chức sự kiện cần phải tham gia thật nhiều sự kiện khác nhau, qua đó rút ra được những bài học kinh nghiệm cho bản thân mình trong những sự kiện tiếp theo.

Kỹ năng xử lý tình huống, giải quyết vấn đề và khắc phục sự cố

Đây là một kỹ năng quan trọng mà không phải tất cả những ai làm tổ chức sự kiện đều có thể làm được. Trong quá trình diễn ra sự kiện, việc xảy ra sự cố là đều khó tránh khỏi. Người tổ chức sự kiện cần phải thông minh, tỉnh táo trong việc đưa ra các giải pháp xử lý tình huống nhằm giải quyết vấn đề và khắc phục sự cố xảy ra mà không làm ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện cũng như là ảnh hưởng đến khách hàng của mình.

Đặc biệt, sau khi sự kiện kết thúc cần phải có thái độ thành khẩn nhận lỗi về những sự cố trong quá trình tổ chức sự kiện, và cần có những lập luận chặt chẽ, trình bày rõ ràng khách quan nguyên nhân diễn ra sự cố để khách hàng được biết.

Kỹ năng viết kịch bản

Trong mỗi chương trình kịch bản chương trình là một yếu tố không thể thiếu. Để có được kịch bản hoàn hảo, người tổ chức cần hội tụ tư duy sáng tạo, am hiểu, tỉ mĩ, trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện đó phải chạy như thế nào từ đó có thể đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất. Cần chú ý kỹ năng viết kịch bản, vì nếu không thể diễn đạt được ý tưởng đã suy nghĩ thì dù nó có hay có tốt tới đâu thì cũng đều vô nghĩa.

Trên đây là những chia sẽ của chúng tôi về tổ chức sự kiện. Hy vọng rằng bài viết sẽ giúp các bạn có được cái nhìn tổng quan hơn, chi tiết về hoạt động tổ chức sự kiện và quy trình tổ chức sự kiện diễn ra như thế nào.