Mẫu Kịch Bản Tổ Chức Hội Nghị, Hội Thảo Đầy Đủ Ấn Tượng A-Z

Một chương trình hội nghị, hội thảo có xây dựng mẫu kịch bản trước sẽ thành công hơn. Kịch bản càng hay, càng hấp dẫn thì sẽ thu hút được nhiều khách hàng hơn. Vậy kịch bản như thế nào là chuyên nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn qua bài viết này.

1. Hội nghị, hội thảo là gì?

1.1 Hội nghị là gì?

Hội nghị là cuộc họp có sự tổ chức, sắp xếp rõ ràng và bài bản. Mục đích của hội nghị là tổng kết tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian, để từ đó rút ra những kinh nghiệm trong tương lai. Bên cạnh đó, đề xuất và tìm phương hướng cho sự phát triển trong tương lai.

1.2 Hội thảo là gì?

Hội thảo là cuộc gặp gỡ giữa những người cùng quan tâm về một chủ đề trong cùng một địa điểm để tranh luận, trao đổi về một chủ đề đó. Thông thường, các hội thảo phát triển, phổ biến thường dựa vào ngành nghề, nghề nghiệp.

Thực tế, hội thảo xoay quay những chủ đề mang tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang diễn ra. Mục đích của những buổi hội thảo thường làm sáng rõ những lý luận, cơ sở vấn đề đang khúc mắc.

2. Ý nghĩa của hội nghị, hội thảo

2.1 Ý nghĩa của hội nghị

• Ý nghĩa đối với doanh nghiệp: giúp doanh nghiệp gửi lời tri ân đến khách hàng nhằm củng cố quan hệ và xây dựng tinh thần hợp tác lâu dài. Bên cạnh đó, thông qua hội nghị doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận những khách hàng tiềm năng mới trong kinh doanh sau này. Thêm vào đó, trong các hội nghị khách hàng thường sẽ xuất hiện các công ty truyền thông; như các báo hay các kênh truyền hình. Đây chính là cơ hội để quý vị quảng bá cho những sản phẩm mới của công ty mình.

• Ý nghĩa đối với khách hàng: thông qua hội nghị, khách hàng có cơ hội hiểu thêm về doanh nghiệp mà mình đang hợp tác, tạo niềm tin và sự yên tâm cho khách hàng. Từ những quà tặng trong hội nghị của doanh nghiệp dành cho khách hàng họ sẽ cảm nhận sự chân thành và tạo quan hệ hợp tác lâu dài trong tương lai.

2.2 Ý nghĩa của hội thảo

• Xây dựng hình ảnh, thương hiệu công ty
• Tạo lòng tin với khách hàng
• Quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty
• Giải quyết các vấn đề tồn đọng

3. Kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo

3.1 Đón khách mời

Đây là khâu quan trọng nhất vì nó ảnh hưởng lớn đến ấn tượng đầu tiên của người tham dự. Nếu bạn đón tiếp chu đáo sẽ tạo được thiện cảm trong lòng họ, ngược lại sẽ làm cho họ cảm thấy mất niềm tin để hợp tác lâu dài.

Đội ngũ lễ tân sẽ có nhiệm vụ thực hiện các nghi thức đón tiếp, check in, cài hoa cho khách cũng như hướng dẫn họ ngồi đúng vị trí trước đó đã được sắp xếp. Chú ý hưỡng dẫn khách đậu, đỗ xe an toàn. Đối với các khách mời quan trọng như lãnh đạo, người có chức vụ lớn như giám đốc, quản lý,…thì ban lãnh doanh nghiệp phải đích thân ra đón tiếp. Đây là điều quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tôn trọng đối với khách hàng.

3.2 Ổn định chỗ ngồi cho khách mời

Đội ngũ lễ tân sắp xếp, hướng dẫn khách mời đến vị trí ghế ngồi, cung cấp tài liệu nếu có, phục vụ trà nước. Bên cạnh đó, đội hậu cần rà soát lại hệ thống âm thanh, ánh sáng, đèn LED, máy chiếu xem hoạt động bình thường hay không. MC chỉnh trang y phục và bước lên sân khấu gửi lời chào, lời cảm ơn chân thành và lời chúc sức khỏe đến tất cả đại biểu, quan khách quý đã dành thời gian quý giá của mình để đến tham dự buổi hội nghị, hội thảo và tuyên bố bắt đầu chương trình.

3.3 Văn nghệ mở màn

Tiết mục văn nghệ mở màn nên sôi nổi, tươi vui thu hút sự chú ý của khách mời và đầu tư, chuẩn bị kỹ lưỡng để thể hiện sự tôn trọng khách mời của ban tổ chức chương trình, doanh nghiệp, công ty.

Tiết mục mở màn có thể là nhảy hiện đại, múa bóng, múa đương đại, nhảy led dance, ca hát,…

3.4 Khai mạc chương trình

Sau khi màn biểu diễn văn nghệ kết thúc thì chính thức khai mạc chương trình. MC tuyên bô lý do tổ chức sự kiện và giới thiệu thành phần tham dự sự kiện.

Tiếp theo là trình chiếu một video ngắn mang tính tổng quát giới thiệu về quá trình thành lập, phát triển cũng như những thành tựu đã đạt được của công ty trong suốt thời gian qua.

3.5 Đại diện doanh nghiệp lên phát biểu

Đại diện doanh nghiệp lên phát biểu thành tựu và cả những gì chưa đạt được trong một năm qua. Sau đó sẽ tổng kết lại, vạch rõ mục tiêu, định hướng và từng bước đi cho công ty để tất cả công nhân viên cùng nhau cố gắng.

Nên chuẩn bị bài phát biểu rõ ràng, dứt khoát, mạch lạc. Đi cùng với đó là các con số dẫn chứng lời nói để tăng sức thuyết phục hơn và tạo lòng tin với  khách hàng tiềm năng.

3.6 Thảo luận (đối với hội thảo)

Đối với sự kiện hội thảo thì phần thảo luận là quan trọng nhất. Nội dung hội thảo khá đơn giản xoay quanh đề tài mà hội thảo muốn hướng tới. Ngoài ra, kịch bản nên có những gợi ý câu hỏi tạo sự tương tác của chuyên gia với khách tham dự hội thảo được sôi động hơn.

3.7 Dùng tiệc và tương tác trò chơi

Một bữa tiệc nhẹ sẽ giúp khách hàng có ấn tượng tốt hơn với doanh nghiệp. Nên chọn nhà hàng úy tín, thực phẩm tươi, đồ ăn ngon và phục vụ tốt để tạo thiện cảm trong lòng khách hàng. Khách mời sẽ cùng nhau ăn uống, trò chuyện, giao lưu, chia sẻ với nhau trong không gian này. Để tăng thêm không khí có thể thuê band nhạc để hát trong lúc mọi người dùng tiệc

Tương tác trò chơi sẽ giúp khuấy động không khí, tạo hứng thú hơn cho khách mời. Để trò chơi thêm hấp dẫn thì MC sẽ có linh hoạt điều phối. Kết thúc trò chơi là những phần quà nhỏ hay bốc thăm trúng thưởng để tăng thêm hấp dẫn cho chương trình.

3.8 Kết thúc chương trình và tiễn khách

Sau khi kết thúc bữa tiệc MC tuyên bố bế mạc hội nghị và gửi lời cảm ơn chân thành tới khách mời đã tham gia hội nghị. MC có thể mời họ lên sân khấu chụp ảnh lưu niệm và đội ngũ lễ tân tiễn khách ra về.

4. Mẫu kịch bản hội nghị, hội thảo chi tiết

4.1 Mẫu kịch bản hội nghị chi tiết

KỊCH BẢN TỔ CHỨC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Địa điểm:….

Thời gian dự kiến: Từ 09h00 – 11h45, ngày…tháng…năm 2022

4.2 Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết

KỊCH BẢN TỔ CHỨC TỔ CHỨC HỘI THẢO

Địa điểm:….

Thời gian dự kiến: Từ 08h00 – 13h00, ngày…tháng…năm 2022

Trên đây là mẫu kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo chi tiết và đầy đủ. Mong rằng thông tin mà chúng tôi chia sẻ giúp bạn tổ chức được sự kiện thành công.